Günümüzde bir çok ilde sanal ofisler artmaya başladı. Sanal ofis kısaca nedir dersek; “Girişimcilerin, ilk planda oluşan giderlerini minimize etmek için, biraraya getirilmiş hizmetler bütünüdür” diyebiliriz. Konuyu biraz daha açmak gerekirse, bir masa ya da oda şeklinde bir çalışma mekanının sağlanmasının yanında, elektrik, internet, sekreterya gibi hizmetlerin verilmesini sağlıyor sanal ofisler. Sonuçta bir çok girişimcinin, sınırlı bir bütçeyle bu işe gireceği düşünülürse, sanal ofislere rağbet nedeni de anlaşılmış olur…
Gelelim yazımızın konusuna. Sanal ofislerde kullanıcıların hizmetine telefon altyapıları nasıl kurulur. Sistem genelde bir ip santral üzerinde yapılandırılır. Abonesine müşteri tarafından gelen çağrıları sekreteryası karşılar. Bu karşılamada hangi sanal ofis müşterisiyse, sekreterya ekranında görür ve o abonenin adıyla telefon açılır. Notlar alınır ve gerekirse o aboneye arama bağlanır. Bu yapıda kullanılanlar, az önce söylediğim gibi IP Santral, Ip telefonlar ve dolaylı olarak sisteme entegre olan cep telefonlarıdır. Bu telefonlardan biri sekreterya hizmetini verecek kişinin önüne konurken, diğerleri abonelerin odalarında ya da toplantı odası tarzı ortak kullanım alanlarına konacaktır.
Örnek bir senaryo üzerinden gidecek olursak,
Örneğimizde 3 adet sekreteryamız var ve birisi İngilizce hizmet de verebilecek. Her Sanal Ofis abonesinin kendi dış hat numarası olacak ve her arama aboneye özel hazırlanan karşılama mesajıyla açılıp, sonrasında sanal ofis sekreteryasına bağlayacak, İngilizce tuşlandıysa arama İngilizce karşılama sekreteryasına gidecek, diğer durumda 2 adet sekreteryaya sırayla çaldıracak (ya da biri meşgulse diğeri çalacak). Sekreterya önündeki ip telefonda abonenin ismini ve yanında da abonesini arayanın numarasını görecek ve telefonu abonenin mesajıyla açacak. Sonrasında sekreterya, açtığı telefonları, abonenin dahilisine bağlayacak. Dahili yerinde yoksa, cebine arama bağlanabilecektir.
0850 ile başlayan numaranızı sorgulayıp, seçebileceğiniz “Sayfa İçin Hemen Tıklayın”
Örneğin, aboneye ulaşılamadığı durumlarda, arayanın ses mesajının alınıp, abonenin mailine iletilmesi, tüm görüşmelerin kayıt altına alınabilmesi, abonelerin fakslarının, pdf olarak maillerine gönderilmesinin sağlanması sayılabilir.
Sanal ofislerin belkide en olmazsa olmazı “sanal numaralar’dır”. Bakır kablolu hatların devri, işlemleri, prosedürlerin ve fiziksel işlemlerin yavaşlığı düşünülecek olursa, bir “user, pass, server ip’den” oluşan numarayla işlem yapmanın kolaylığı tartışılamaz.